Banyak orang menghadapi kesulitan saat menciptakan surat bisnis yang efektif. Ketika tiba saatnya untuk berkomunikasi dengan profesionalisme, pertanyaan seperti "Apa informasi yang benar-benar diperlukan?" seringkali muncul. Tanpa pemahaman yang tepat tentang elemen penting dalam surat bisnis, pesan bisa menjadi tidak jelas dan tujuan tidak tercapai.
Namun, jangan khawatir! Dalam artikel ini, kami akan membahas dengan detail semua informasi yang harus Anda sertakan dalam surat bisnis Anda, memastikan Anda dapat mengatasi masalah tersebut dengan percaya diri dan menghasilkan surat bisnis yang kuat dan efektif.
Informasi yang dibutuhkan saat Membuat Surat Bisnis
Informasi Dasar
1. Nama dan Alamat Pengirim
Nama Pengirim: Ini adalah nama perusahaan atau individu yang mengirim surat bisnis. Nama ini sebaiknya jelas dan akurat untuk mengidentifikasi pengirim dengan tepat.
Alamat Pengirim: Ini adalah alamat lengkap dari perusahaan atau individu yang mengirim surat. Termasuk alamat jalan, kota, kode pos, dan negara. Alamat ini membantu penerima untuk menghubungi kembali atau memberikan tanggapan.
2. Nama dan Alamat Penerima
Nama Penerima: Nama lengkap atau gelar dari pihak yang akan menerima surat bisnis. Ini memberikan sentuhan personal dalam berkomunikasi.
Alamat Penerima: Alamat lengkap penerima surat, mirip dengan alamat pengirim. Pastikan alamat ini akurat agar surat sampai pada tujuan dengan tepat.
3. Tanggal Penulisan Surat
Tanggal Penulisan: Tanggal di mana surat bisnis tersebut ditulis. Ini mencakup tanggal hari, bulan, dan tahun. Menyertakan tanggal membantu mengukuhkan konteks waktu surat.
4. Nomor Referensi Surat (jika ada)
Nomor Referensi: Nomor unik atau kode yang diberikan pada surat untuk tujuan identifikasi dan referensi. Ini berguna terutama dalam komunikasi berkelanjutan atau jika terdapat lebih dari satu surat yang dikirimkan kepada penerima yang sama.
Informasi dasar ini sangat penting karena membentuk identitas surat bisnis dan memberikan informasi yang diperlukan untuk mengenali pengirim dan penerima, serta menyediakan rujukan tertentu untuk memudahkan pengelolaan surat. Pastikan semua informasi ini akurat dan terbaru agar surat Anda berhasil mencapai penerima dengan baik.
Pengenalan Diri dan Tujuan Surat
1. Nama Perusahaan Pengirim
Ini adalah identifikasi resmi dari perusahaan atau organisasi yang mengirimkan surat bisnis. Nama perusahaan perlu dituliskan dengan jelas dan sesuai dengan yang tercatat secara hukum.
2. Deskripsi Singkat Perusahaan Pengirim
Bagian ini memberikan gambaran singkat tentang jenis usaha atau layanan yang disediakan oleh perusahaan pengirim. Ini membantu penerima memahami latar belakang perusahaan dan relevansinya dengan isi surat.
3. Tujuan Utama Surat
Pada bagian ini, tujuan utama dari surat bisnis dijelaskan dengan tegas. Apakah itu untuk memperkenalkan produk baru, menawarkan kerjasama bisnis, mengundang acara, atau tujuan lainnya. Tujuan ini sebaiknya disajikan dengan jelas dan langsung agar penerima surat dapat dengan mudah memahami pesan yang ingin disampaikan.
Contoh:
Jika perusahaan Anda menjual perangkat lunak keamanan, pengenalan diri dapat berbunyi, "Kami adalah SecureSoft, perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pengembangan solusi keamanan siber canggih." Sementara itu, tujuan surat bisa mengungkapkan, "Kami ingin memperkenalkan kepada Anda solusi baru kami yang dapat membantu melindungi data dan infrastruktur Anda dari ancaman siber."
Informasi ini membantu membentuk landasan konteks bagi penerima surat untuk lebih memahami latar belakang dan maksud Anda dalam berkomunikasi dengan mereka.
Isi Utama Surat
1. Informasi Detail atau Penawaran Produk/Jasa
Bagian ini merinci informasi spesifik tentang produk atau jasa yang Anda tawarkan. Ini bisa mencakup deskripsi teknis, fitur unggulan, atau spesifikasi yang relevan.
2. Manfaat Produk/Jasa
Di sini, Anda menjelaskan manfaat atau nilai tambah yang akan diperoleh oleh penerima jika mereka menggunakan produk atau jasa yang Anda tawarkan. Fokus pada bagaimana produk atau jasa Anda dapat memenuhi kebutuhan atau memecahkan masalah mereka.
3. Harga atau Rincian Biaya
Jika relevan, sertakan informasi mengenai harga produk atau jasa. Jika tidak, Anda dapat memberikan petunjuk tentang cara mendapatkan informasi harga lebih lanjut.
4. Syarat dan Ketentuan:
Jika ada syarat atau ketentuan yang berlaku untuk penawaran Anda, sertakan informasi ini dengan jelas. Ini bisa mencakup garansi, kebijakan pengembalian, atau persyaratan lain yang perlu diketahui penerima.
5. Jadwal atau Tanggal Penting
Jika ada jadwal penting atau tanggal khusus yang terkait dengan penawaran Anda, cantumkan di sini. Misalnya, jika Anda memiliki diskon terbatas waktu atau acara peluncuran, ini adalah tempat yang tepat untuk menyampaikannya.
6. Cara Kontak atau Informasi Lebih Lanjut
Sediakan rincian kontak atau panduan tentang bagaimana penerima dapat menghubungi Anda untuk pertanyaan lebih lanjut atau untuk mengambil tindakan terkait penawaran Anda. Ini dapat mencakup nomor telepon, alamat email, atau tautan ke halaman web yang relevan.
Penting untuk menjelaskan informasi ini dengan jelas dan rinci agar penerima surat memiliki pemahaman yang lengkap tentang apa yang Anda tawarkan, bagaimana itu bermanfaat bagi mereka, dan langkah-langkah selanjutnya yang harus mereka ambil. Jika memungkinkan, gunakan bahasa yang mudah dipahami dan sertakan ilustrasi atau contoh yang relevan untuk mendukung penjelasan Anda.
Tindakan Lanjutan
1. Tindakan yang Diharapkan dari Penerima
Bagian ini menjelaskan tindakan konkret yang Anda harapkan penerima untuk lakukan setelah membaca surat. Ini bisa berupa permintaan informasi tambahan, pemesanan produk, mengonfirmasi partisipasi dalam acara, atau langkah lain yang relevan dengan tujuan surat.
2. Batas Waktu untuk Tindakan
Jika perlu, tetapkan batas waktu atau tenggat waktu di mana tindakan yang diminta harus dilakukan. Ini memberi penerima surat gambaran jelas tentang kapan respons atau tindakan mereka diharapkan.
Contoh: Jika Anda mengundang penerima untuk acara peluncuran produk, Anda dapat menyatakan, "Kami mengundang Anda untuk bergabung dalam acara peluncuran pada tanggal 15 Agustus 2023. Kami mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat pada tanggal 8 Agustus 2023."
Informasi ini membantu memberikan arahan jelas kepada penerima mengenai langkah yang diharapkan dan waktu yang diberikan untuk menindaklanjuti surat. Pastikan untuk merinci tindakan yang diinginkan dengan jelas dan memberikan informasi kontak yang mudah diakses agar penerima dapat melakukan tindakan tersebut dengan lancar.
Lampiran (jika ada)
Jika surat bisnis Anda menyertakan dokumen, data, brosur, atau materi tambahan lainnya, daftarkan secara singkat apa saja yang dilampirkan bersama surat. Ini membantu penerima surat mengetahui konten tambahan yang bisa mereka temukan dalam lampiran.
Contoh: "Kami juga melampirkan brosur produk terbaru kami untuk referensi Anda. Selain itu, Anda akan menemukan lembar spesifikasi teknis yang memberikan detail lebih lanjut tentang fitur-fitur produk."
Informasi ini membantu penerima surat untuk mengetahui bahwa ada materi tambahan yang perlu diperiksa dalam lampiran. Pastikan untuk memberikan penjelasan singkat tentang isi lampiran sehingga penerima tahu apa yang diharapkan ketika mereka merujuk ke lampiran tersebut.
Dengan mengetahui apa saja informasi yang dibutuhkan saat membuat surat bisnis diharapkan Anda megetahui alasan pentingnya surat bisnis dalam komunikasi.
Oleh Master Oopsi
Agustus 09, 2023
Agustus 09, 2023
Jadilah orang pertama yang berkomentar!